20140430

Reuniões mais curtas


Alguns minutos no café de qualquer empresa são suficientes para ouvir alguém reclamando do tempo que gasta em reuniões.

Naturalmente, muitas organizações tentam acelerar esses encontros valendo-se de recursos como limitar o número de palavras que cada um pode dizer ou realizar as reuniões de pé. No entanto, diz Nigel Nicholson, essas não são boas soluções: “Reuniões em pé são chamativas e autoritárias”. A chave para reuniões eficientes e enxutas, afirma ele, é conduzi-las adequadamente: “Muitas pessoas o fazem de forma pouco comprometida”.

Quais seriam, então, as diretrizes para atingir essa eficiência?

Comece antes da reunião. Lembre os participantes que eles devem chegar preparados, redija uma agenda e mantenha o número de presentes a um dígito. Reconheça também que algumas reuniões podem ser melhor organizadas virtualmente.

Alan H. Palmer, autor de “Talk Lean – Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations” ("Fale o necessário – reuniões mais curtas, resultados mais rápidos, relações melhores"), diz que deve-se iniciar o encontro anunciando seu objetivo. Fazer isso é uma arte, e não se podem confundir as metas da reunião com as metas do negócio. “O objetivo precisa ser algo mensurável ou observável, em vez de uma ideia muito aberta”. Assim, em vez de você anunciar que vai discutir um projeto, diga que pretende entrar em um acordo sobre o próximo passo de um projeto.

Se quer estabelecer um limite de tempo, diga isso logo no início. Muitas pessoas ficarão satisfeitas em saber que há essa limitação para, dessa forma, poderem sintetizar os pontos de seu discurso em poucos minutos. Como líder da reunião, você deve reforçar esses limites: interrompa os que falam demais e tente introduzir os mais calados na discussão.

Em termos de método, diz Palmer, você deve encorajar os participantes a definir suas posições e então oferecer os argumentos que as sustentem, e não o contrário. “Menos é mais, você pode precisar de apenas um argumento, não vários, e todos nós superestimamos a capacidade das pessoas de ouvir.”

Em reuniões em que uma tarefa precisa ser concluída – como no caso de duas partes assinarem um contrato –, você pode economizar tempo consultando a outra parte sobre o que precisa ser feito. “A outra parte tem a solução.”

Quando o encontro visa discutir problemas, mantenha-se focado nas soluções. Em vez de perguntar a uma equipe por que ela tem rendido menos, você pode dizer: “O que precisamos fazer por vocês para que entreguem 20% a mais?”

Para reuniões mais discursivas, assegure-se de que a agenda seja cumprida e que aqueles que queiram subvertê-la não o possam fazer.

Contudo, diz Nicholson, conduzir bem uma reunião envolve o reconhecimento de que as coisas funcionam em níveis múltiplos: se você as direciona demais, pode perder benefícios menos distinguíveis. “As reuniões podem ajudar a moldar identidades e a obter um sentimento de coletivização”, diz ele. “As pessoas precisam ver umas às outras e cheirar umas às outras.” Fonte Financial Times.

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